开会前的准备
会议是否成功,最重要的关键因素是在准备工作。
开会前的准备
1、 设定开会主题,以及预期的成果;
开会总是有原因的。同时,明确的预期成果能使所有与会者在会议当中,有所遵循。
2、决定是否召开会议;
开会是不是最佳达成目的的方式?议题是不是复杂,需不需要多方协助?有没有其他方法?例如一对一沟通,电话,或送一份资料就可达成目的?
3、设定议程,决定议题及列下所有的议题;
事先想一想在各个议题可能产生的讨论。例如,讨论问题时,先准备一些解决问题的步骤等,预估各议题的进行时间,然后选择进行方式。
4、指定与会者名单与角色分派;
与会者通常是能提供资讯、专业、作决策或受到决策影响的人,还有,有可能会阻碍到决策影响的人。同时,角色的分派要明确。
5、会议的场地及时间;
事情的紧急程度,与会人的行程及离开工作岗位的影响,以及场地的可使用时段都要考虑。重要的议题,一早进行,可以充分发挥与会者的精力,尽量安排2小时左右开完会。如果人/地/物不能配合,可考虑能否延期开会。
6、通知;
在开会2—3天前,把完整的会议通知连同辅助材料送给所有与会者。议程愈明确,与会者愈容易准备开会所需的资讯。事先确认其他人开会时所需的设备及准备。先放一些容易达成的议题,使人一开始就有成就感。同时,难度高的议题也要放在前面,因为大家精力旺盛,思维活跃。在会议结束前,放一些促进合作的议题。